Тайм-менеджмент: поговорим о продуктивности
Способность правильно распределять личное время даётся не каждому. Но для продуктивного человека умение равномерно планировать часы активности и время отдыха — один из важных критериев.
Успешные люди не спешат и не опаздывают, не завершают проекты в последний момент, не теряют драгоценные минуты впустую. Это и называется эффективный тайм-менеджмент, когда периода дневной активности хватает на всё – не только на работу, но и на насыщенную жизнь.
С английского Time Management переводится как «управление временем». Чаще всего это подразумевает повышение продуктивности труда сотрудников. Но на деле речь идет о том, чтобы научиться самому грамотно распоряжается временем, а после привить это своей команде.
Тайм-менеджмент, как научный подход к учету, распределению и оперативному планированию временных ресурсов. Это означает своевременное решение задач. Если ресурс распределяется целесообразно, ни один бизнес-процесс не остается без внимания и всегда реализуется в планируемый срок.
«Мы устаем и изнемогаем не потому, что много работаем, а потому, что плохо работаем, не организованно работаем, бестолково работаем»
(Н.Веденский — русский физиолог)
Основные принципы «управления временем» :
● планирование — составление списка дел
Все, что запланировали, обязательно фиксируйте — как вам удобнее. Записывайте каждое действие заранее, включая чашку кофе с другом или работу над проектом. Это основы, которые научат распоряжаться временем эффективно.
● расставление приоритетов
Каждый день определяйте самое важное дело и бросайте на него все силы и возможности. Как правило, такие вещи — самые сложные и не очень приятные. Но нужно научиться ранжировывать их и вырабатывать самодисциплину. Возьмите за правило выполнять главное дело первым и увидите, как улучшится ваш день.
● конкретные цели
Любая задача должна быть актуальной и достижимой за определённый период времени. Формулируйте четкие цели, чтобы не было обидно за бездарно потраченные часы. Например, желание : «хочу стать лучше» — размытое и непонятное. «Хочу прокачать свои скиллы, улучшить здоровье, начать учить новый язык» — уже лучше. Конкретика поможет легче достичь желаемого.
● «больше задад — больше практичности»
Всегда ставьте планку выше. Намечайте чуть больше дел, чем сможете выполнить. Ставьте чуть более ранние сроки, чем планировали. Если не получится — всегда сможете отыграть назад, но с большей вероятностью вы азартно будете стараться успеть до дедлайна.
● отдых тоже в список
Все успеть сделать невозможно — хотя бы несколько раз в неделю позволяйте себе расслабиться и отдохнуть. Так вы перезагрузите мозг, восстановитесь и будете работать в разы эффективнее.
Топ 3 извесных метода тайм-менеджмента :
«Система 25 минут»
Поставьте таймер на 25 минут и в течение этого времени выполняйте работу, ни на что не отвлекаясь. После сделайте перерыв пять минут и повторите цикл заново. Через каждые четыре цикла сделайте большой перерыв в 30 минут. Смысл метода в том, что монотонная работа разбивается на небольшие части, и после каждой вы получаете заслуженный отдых. Так легче взяться за такие задачи и выполнить их лучше.
Ф.Чирилло
«Принцип трёх дел»
Выбор и иерархия дел, но акцент на самые важные дела. Нужно каждый день выполнять три самые важные задачи. Сосредоточьтесь на них и не распыляйте внимание на другие, менее важные дела.
К.Бэйли
«Автофокус»
Сначала нужно записать все ваши дела. Потом неспешно читайте этот список, пока не остановитесь на какой-то задаче — это должно произойти интуитивно. Если почувствовали, что хотите заниматься этой задачей, — займитесь ей, и делайте это до тех пор, пока вам хочется. Если вы закончили дело — вычеркните его из списка, а если нет — перенесите в конец списка. После этого продолжайте работать со списком задач, каждый раз выбирая себе дело по душе.
М.Форстер
Лучшие приложения для тайм-менеджмента :
● Todoist
Приложение, позволяющие формировать в облаке блоки проектов и задач. Задачи можно делегировать, выстраивать иерархию исполнителей.
● Bitcop
Сервер фиксирует все дела и задачи специалистов и отделов, ведет полный контроль времени, блокирует доступ к нежелательным сайтам и приложениям.
● Trello
Приложение позволяет заниматься базовым планированием задач, представляя собой виртуальную доску с карточками, где отмечаются актуально выполняемые дела и те, которые требуют большего внимания.
Конечно знание тайм-менеджмента не сделает из вас сверхчеловека. Но это, как минимум, поможет вам быстрее и эффективнее достигать цели.
Грамотное управление временем — незаменимый скилл, требующий самодисциплины. Стоит лишь попробовать и вы сами не заметите, как повысите уровень жизни.
Удачи в управлении!